跨部门沟通会议的组织最终的目的是形成统一的需求沟通会议结论

高度统一的会议结论

跨部门沟通会议的组织最终的目的是形成统一的需求沟通会议结论，而何为统一以及为何要统一呢？我们分别进行说明：

1）认知上的统一

认知上的统一是指对会议结论的客观理解一致的。即经过一场需求沟通会议后，通过多部门视角的综合商讨，大家对需求解决方案产生的背景以及最终解决方案的理解是同频的。

保证了认知的一致性，才会为下文的“认同一致”建立前置条件。若没有达成认知一致，那么基于一定程度的认知缺失，无形为下一步“统一的认同”埋下了隐患：

假设你作为公司预算管理项目的推进负责人，现在需要组织多业务线运营部门进行议题为“营销预算管理流程对齐会议”，会中你讲述了公司要推行预算管理的背景、目的并且详细描述预算管理的定义以及预算管理的执行流程，经过几轮多部门业务负责人的商讨，终于80%的参会者理解了预算管理的目的、价值以及管理流程，而剩余20%参会者未完全参与会议讨论并理解，在认知环节就开始出现认知缺失的现象。

2）统一的认同

统一的认同是对会议结论的主观认可，而建立在统一认知的基础上的认同才是我们想达到的认同感。形成一致认同的会议结论其目的是为了保证更佳的执行效果，而未达成统一认同或则“无脑认同”（就是一种无所谓认不认同，只管执行的工具人思维）往往会出现以下问题：

执行过程的负面情绪：

试想非主观意志认同且迫于公司等级去执行某项工作的行为模式，从心理上就会有一种受压迫带来的负面情绪？而一旦产生类似的情绪也会间接影响到其他同事，势必从心理上就丢失了主动位置。

执行结果的变形：

出于客观认知以及主观认同心理缺乏的因素，主观上“不愿意做”以及客观上“做不好”往往会导致“例行公事，草草了事”的执行结果。

执行者出于应付心理，选择低配合度、被动地执行，一旦缺斤少两或则直接不按既定结论执行势必会带来执行结果的变性，而这种变形也将成为影响项目最终收益的因素。

没有积极情绪并加之应付了解的工作，持续消耗执行者耐心的结局导向大概率就是团队涣散，所以获取一致的认同感是极其重要的，也是高效需求沟通会议的重要要点。

所以，会议形成高度统一的会议结论实质上是为会议之后项目计划执行的有效保证，因此作为高效跨部门需求沟通会议的标准之一。

03 如何组织一场“高效”的跨部门需求沟通会

1. 如何把握合理的会议时长

1）合理拆分会议单位时长

我们知道人们注意力集中的规律，所以我们在发布会议议程前可以预判有哪些核心议题，以及每个议题预计的耗时，通过整体会议时长的判断来拆分会议的“单位时长”。以上述营销工具的需求沟通会议为例：

在单向汇报环节（如上例中1、2）我们可以基于会前准备内容篇幅以及问答环节预判大致耗时，所以会议时长相对可控。但对于讨论相对自有的环节（如上例中4、6）一旦无限制地发散讨论就会产生较多“无效时长”带来会议低效的现象。

所以为了在讨论环节尽量符合预期，我们可以尝试以下几点Tips：

2）自由讨论环节的时长管理

而在实际需求沟通会议的讨论环节，或多或少会出现论点发散的场景。为了达到第二个会议时长原则“有效时长占比优先原则”，可以通过以下两点进行调整：

会议正式开始：强调议程：

在会议进入正式环节时，产品同学可以优先介绍本次需求沟通会议的基本议程以及各议程时间范围。让参会者了解整体会议安排，并且为自由讨论环节预设一个时间初印象。

自由讨论环节：2个要点：

在自由讨论环节需要产品同学参与需求沟通的同时保持两2个关注点：“话题准确度”以及“议题讨论进度”，任一出现偏差则需要我们执行相应的措施：

「话题准确度：讨论话题与会议议题的重合度」

如上例，在第4提议“需求价值自由讨论”中，参会者讨论核心是在于需求能解决目前各业务线营销能力薄弱的问题，并且评估营销能力提升预计能给各业务线带来的逐条收益。但有部分参会者依旧在吐槽现状以及给业务带来的负面影响，此时会议的“话题准确度”就开始降低。所以一旦发现此类迹象我们不应被带入无关紧要的话题，有意识地将话题引向既定主题，或则直接终止当前话题并说明原因，重新回到议题中。

「议题讨论进度：议题讨论的实际时间进度，是否跟得上预期时间进度」

在话题准确度足够高的情况下，议题讨论进度依然未能赶上原计划，则说明评估会议时长环节出现明显偏差。此时则需要评估进度延迟程度：

• 程度一般：可以通过调整当前以及后续议题节奏追赶时间，则可通过告知参会者的方式让参会者知悉进度并配合我们一起调整实际进度。